Prendre à bail des bureaux, notamment à Paris, est une véritable investissement en temps mais aussi en trésorerie. Pour les entreprises, il s’agit d’une étape clé dans leur croissance. Pas évident néanmoins de bien anticiper ses besoins sachant qu’une majorité des surfaces de bureaux disponibles sont sur un modèle traditionnel de bail 3/6/9 et donc d’un engagement de minimum 3 ans.
Chez SnapDesk, nous avons fait l’exercice de lister et comprendre l’ensemble des coûts que représentent une prise à bail. Accrochez vous !
Le dépôt de garantie
Il s’agit d’un montant légal correspondant à 3 mois du loyer HT et hors charge. Il est versé au propriétaire le jour de la signature du bail et sera rendu lors de la sortie. Il sert notamment à payer d’éventuels travaux liés à des dégradations qui ne seraient pas de l’usure normale de l’espace de bureaux.
La garantie à première demande (GAPD)
Cette garantie est un montant consigné en banque qui servira comme son nom l’indique à donner le pouvoir au propriétaire de prélever dans ce compte en cas d’impayé de loyer sans aucune démarche juridique. A Paris, cette garantie est souvent de 6 mois de loyer bloqués sur un compte. Autant de trésorerie mobilisée qui ne sert pas à l’entreprise pour se développer.
Le versement du loyer trimestriel à échoir
Lors de la signature de la prise à bail, vous devrez vous acquitter du premier trimestre à payer d’avance. Une garantie complémentaire pour le propriétaire pour anticiper un mauvais payeur. Vous pouvez tenter de négocier un paiement mensuel mais ce n’est pas la norme.
La franchise de loyer
Enfin un terme qui ne correspond pas à une charge mais plutôt à une remise possible de la part du propriétaire. Cette franchise de loyer correspond à un ou plusieurs mois gratuits souvent accordés lorsque l’espace comprend des travaux à effectuer. Il est rare néanmoins que cette franchise couvre le montant total des travaux.
Les frais d’agence
Sur chaque transaction, les agences prennent une commission de 30% du loyer annuel HT HC (soit environ 3 mois de loyer). Pour les surfaces inférieures à 500m2, l’ensemble de ces charges sont portées par le preneur. Sur les surfaces plus importantes, il est habituel que les propriétaires portent 50% de ces charges. Ces frais peuvent être négociables auprès de l’agence si elle porte le bien en direct. Ce sera moins vrai si il s’agit d’un bien proposé en inter-agence car leur commission sera déjà partagée avec une autre agence.
Les travaux
Il est fréquent que les bureaux nécessitent des travaux lors de la prise à bail. Les coûts peuvent vite s’envoler, que ce soit pour remettre un coup de peinture ou câbler l’espace en RJ45. Là encore, c’est de l’argent mobilisé que vous pourrez amortir comptablement sur votre durée d’engagement, mais qui nécessite là encore une sortie de trésorerie.
Les charges d’immeuble
Lors de votre prise à bail, vous devrez aussi payer les charges d’immeuble et la TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères). Ces charges sont habituellement refacturées au prorata trimestriel et ajusté en fin d’année. Lors de la signature de votre bail, les petits travaux dans les parties communes seront refacturés en plus si vous acceptez que l’article 605 soit à votre charge. Néanmoins, les gros travaux de structure, les ravalements sont à la charge du propriétaire. Il s’agit de l’article 606 et en aucun cas, cela ne vous impactera.
Les Taxes de Bureaux et les Taxes Foncières
Lors de la présentation d’une annonce de bureaux, vous aurez aussi le montant de ces charges indiquées. Les taxes de bureaux sont fixes aux alentours de 19€/m2/an (à Paris). Les taxes foncières quant à elles peuvent différer selon les emplacements.
Les frais de contrat
La rédaction d’un bail à un coût ainsi que l’état des lieux. Ces frais là sont bien souvent à la charge du preneur. Une négociation est possible sur cette charge qui est souvent facturée au alentours de 1500 à 2000 euros.
Conclusion
Au final, une prise à bail de bureaux mobilise entre 12 à 16 mois de loyers en trésorerie. Un impact énorme pour une entreprise, soit 100.000 euros pour un bien de 150m2.
Pour limiter ces coûts d’entrée et apporter de la flexibilité, nous avons donc déployé une offre de flex office pour lisser ces coûts sur plusieurs années et permettre aux entreprises de ne payer que le prorata temporis de leur durée de présence dans nos espaces dédiés.
