Il existe plusieurs définitions du flex-office.
Au sens de SnapDesk, le flex-office est synonyme du terme anglais “serviced office”. Il désigne un bureau ou immeuble de bureaux entièrement équipé et géré par une société de gestion d’installation, s’occupant de louer des espaces de bureaux à d’autres sociétés.
Les espaces en “flex-office” sont généralement flexibles, permettant de modifier l’aménagement sur de courts délais. Les termes du contrat de location sont également plus flexibles, à l’inverse d’un bail conventionnel. L’engagement est sur-mesure et le préavis n’est que de 3 mois.
Le serviced-office s’accompagne régulièrement de services : téléphonie, ménage, réseau wifi, café, edf, charges, taxes… Vous bénéficiez également d’un service client.
Comment a émergé ce nouveau concept ?
Le bail 3/6/9 ne correspond plus aux startups et entreprises à forte croissance…
Depuis déjà plusieurs années, les startups se font de plus nombreuses. Or l’état du marché immobilier de bureaux ne correspond pas à ces jeunes entreprises, pour lesquelles le bail 3/6/9 est trop rigide et trop long.
Ces sociétés à forte croissance grandissent rapidement et ont donc besoin de déménager régulièrement. Or le bail commercial classique les contraint pour 3 ans minimum. Les startups ne sont donc pas les candidats idéaux pour les bailleurs (résultats déficitaires, moins de 3 ans d’existence).
Le bail 3/6/9 concerne souvent des bureaux nus, que les locataires devront obligatoirement aménager. Pour ce faire, ils devront consacrer une part de leur trésorerie, afin d’acquérir du mobilier souvent coûteux.
En outre, la gestion quotidienne d’un bureau est chronophage, et faite d’imprévus qui défocalisent l’équipe et les dirigeants (panne internet, problème téléphonique, approvisionnement, événements exceptionnels…). Cela empiète donc sur l’activité de l’entreprise. Et les startups oublient souvent de proposer des services à leurs équipes ! Il manque donc dans le cadre d’un bail 3/6/9, un service d’aménagement et d’office management externalisé pour bureaux dédiés.
Ainsi une prise à bail de bureaux en 3/6/9 est bien plus coûteuse qu’il n’y paraît. Il est nécessaire d’ajouter non seulement des frais d’aménagement, mais aussi des frais d’agence et de contrat, une caution, une garantie à première demande, des frais d’installation, de travaux, de mise en service…
Le coworking, une alternative au bail 3/6/9, mais qui ne correspond pas toujours aux besoins de l’entreprise…
Une alternative connue est, bien sûr, une solution de coworking. Elle libère de (presque) toutes les contraintes citées plus haut. Vous n’êtes plus engagés sur 3 ans, mais souvent sur 6 à 12 mois, voire parfois à la journée. Les espaces de bureaux sont aussi bien souvent totalement aménagés, et vous disposez de services à la carte.
Cependant, cette alternative est contraignante. En effet, il s’agit de partager ses bureaux avec d’autres sociétés, ce qui est peu propice à la création d’un esprit d’entreprise, pourtant primordial à une startup en pleine croissance.
C’est ainsi que le flex-office s’est imposé !
Conclusion : il manquait un acteur entre le bail 3/6/9 et le coworking, qui décharge de toutes les contraintes citées au-dessus mais prive l’occupant de bureaux privatifs.
Ainsi le flex-office a été créé, comme une solution intermédiaire entre le bail 3/6/9 contraignant et le coworking impersonnel. Il vous fournit des bureaux entièrement aménagés et privatisés, livrés avec des services et donc vous évitant la gestion des tâches du quotidien.
La demande de bureaux en flex-office est en hausse
Ce type de bureaux attire particulièrement les startups, les entrepreneurs, les clients intérimaires ou encore ceux qui ont des besoins particuliers. Mais il séduit également un public de plus en plus large, tel que les grandes entreprises, particulièrement en cette période de crise sanitaire.
Une étude de JLL, datant de 2018, montrait que 30% des petites et moyennes entreprises en bureaux souhaitaient évoluer vers des espaces flexibles pour le futur. Le marché en 2018 était déjà de 4%.
Ainsi, les projections de la part des bureaux flexibles sur l’ensemble du marché locatif de bureaux sont très optimistes, avec une prévision d’environ 20% de la part du marché d’ici 2024. En Asie, le serviced office représente déjà 80% de la part du marché de bureaux, car le meublé est le modèle de base.
La crise sanitaire dûe au coronavirus, un accélérateur de la demande du flex-office
Depuis le début de la crise que nous traversons, de plus de plus de sociétés envisagent le flex-office afin de limiter les risques. Cette solution permet d’être plus agile, et de pouvoir s’adapter plus rapidement aux changements.
En louant des locaux à plus court terme, vous pouvez prendre le temps de vous adapter à cette crise. Cela vous donne du temps pour rebondir, pour vous développer, pour chercher de plus grands locaux.
Contrairement au coworking, le flex-office permet de limiter les contacts physiques, et de respecter les gestes barrières, indispensables aujourd’hui. Il apporte cette flexibilité tant plébiscitée ces derniers mois, au milieu de l’incertitude qui règne sur nos entreprises.
Si cette solution de flex-office vous intéresse, n’hésitez pas à consulter nos offres de bureaux flexibles !
